こんにちは！営業担当の吉田です。

現在、様々な事情でRPAの導入を検討されている
企業さまは増えていらっしゃると思います。

とくに多くの方は効率化の側面から「手間がかかっている業務」を
RPA化できないかと考えているケースが多いことと思います。

ほとんどの場合、現状の業務をそのままRPA化することを考える方が多いのですが、
実はその対応だと、自動化を進めるのがなかなか難しいのが実情です。

そこで、RPA化をスムーズに進めるために、導入前に
ちょっと考えていただきたいポイントが２点あります。

■できるところからペーパーレス化

コロナ禍に伴い、ハンコの簡略化なども加速する上で、
ペーパーレス化もに取り組む企業も増えてきています。

しかし、多くの場合なかなか思うように進んでいないのが現状です。

「AI-OCR」というアナログ書類をAIでデータ化・自動入力・自動仕分けする
機能もあるので、こうした便利なサービスを活用するのも一つの手段です。

しかし、こうしたサービスは当然費用などもかかってきますので、
もっと身近にできる取り組みとして、業務自体を”そもそも紙を使わない”という
「紙からの脱却」を目指してみることは如何でしょうか。

例）
・FAXからメール送信への変更
・紙からPDFへの変更
etc…..

実際に取り組もうと思うと、業務フローの見直しなども必要な場合があるため
思った以上にハードルが高いことと思います。

しかし、紙ベースのフォーマットでも、今は最初の印刷前のデータ
（Excel等で作成したもの）があることがほとんどです。

例えばExcelで作った申請書類等も「印刷して記入」ではなく、
そのままパソコンで入力して提出や申請を行ったりすることも可能かと思います。

契約関連となると、お取引先さまの都合等で難しいケースもあるかもしれませんが
今がチャンスと思い協力いただけるお客様から少しずつでも対応してみることで
RPA導入・自動化をスムーズに進めることができると思います。

もしどうしても難しい場合は、先に挙げた「AI-OCR」を
活用していくことで手軽にペーパーレス化を進めることもできますので
ぜひ自社の状況を見ながら比較検討をしてみてください。

■確認作業をできるだけ減らす

・作成した資料を印刷してチェック
・修正して再度資料を印刷して確認

といった作業を繰り返しされている方が多くいらっしゃいます。

ケアレスミス防止のためにもこれらの確認は非常に大切であると思います。

しかし、何人もの方が作業を繰り返す中で、こうした確認が
非常に多くなっている場合が多いのもまた事実です。

そこで、その確認作業は本当に必要なのか一度見直しを
してみることは如何でしょうか。

実は、最後に1回確認することで済む場合もあります。

もちろん、RPA化を行うことでこの確認手順を減らすことはできますが、
まずは「不要な確認作業」を先に精査しておくことでRPA化がスムーズに
進むことが多くあります。

ですので、極力最終確認だけに人手を割り当てる等、
自分たちが動くのを最小限に抑えらえるよう見直しをしてみましょう。

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上記２点のポイントは、RPAを導入の際にも見直しが必要な項目にもなりますので
今のうちにご確認いただくだけでもよいとは思います。

既存の手順・作業変更することは非常に大変でありますが、見直しをすることで
今までやってきたことを少しずつ良い方向に変更することはできます。

こうした導入の前の業務改善等のご相談についても、
KYOSO PRAS+でサポートが可能ですのでぜひお気軽にご相談ください！