皆さんこんにちは！ＫＹＯＳＯのＴＮです。

業務を自動化させることで効率化、工数削減などを狙いRPAを導入したものの導入自体がゴールになってしまい、
その後のロボット開発や導入効果がうまく出せないといった企業が少なくないです。
そういった状況に対して、導入後に計画から運用を行うところまで成功させるためのコツを
いくつかご紹介したいと思います。

先ず、RPAの失敗事例から案内します。

■RPAの失敗事例

・RPA対象の業務が選定できずロボットの開発が進まない
・十分に活用できず、導入効果が測定できない
・現場内で浸透せずプロジェクトが進まない
・開発やメンテナンスを行うための社内リゾースが足りず導入が進まない

これらの事象発生する原因としては以下のようなものが挙げられます。

　・RPAの導入目的が明確になっていない
　・ロボットの設計ミス
　・RPAで出来ることを理解できていない
　・推進担当者が決まっていない
　・管理体制が不十分
　・導入効果を可視化していない
　・現場への広報が不十分

このような原因によって、RPAプロジェクトがうまく推進されずに導入したものの
その効果を実感できずに終わってしまうという事例がございます。

こうならないために、どうやって推進していけばよいかをご紹介いたします。

■導入の進め方

さて、上記のような失敗を起こさないための説明に入ります。
先ず、RPAの進め方としては以下のようなフェーズがあります。

■事前準備フェーズ

・RPAの目標、ゴールの設定
　→RPAを導入することの目的を明確化し、出来るだけ具体的に（出来れば数値化）でゴール

の設定を行います。

例：＊業務をRPA化することで＊時間／日の削減を行う
　　削減した時間で別の＊＊業務を行う　など

・RPA体制の確立
　→推進担当者、開発担当者を決定します。

推進の部門と利用する部門が異なる場合はそれぞれで担当者を決定します。
特に推進担当者はRPAプロジェクトにおいて重要な役割を担います。

〈推進担当者の役割（一例）〉
　　▷ RPA化対象業務選定
　　▷ ロボット設計
　　▷ スケジュール管理
　　▷ 管理資料の作成
　　▷ 複数部門をまたがる場合は部門間の調整
　　▷ 稼働状況の管理
　　▷ 課題、問題管理および対応

　　など

・RPA用パソコンの準備
　→開発および本番業務において利用するパソコンの準備を行います。
　　選定したRPAツールによって必要となるパソコンの台数やスペックが異なるので注意

・RPAツールトレーニング
　→自社でRPA開発を行う場合はツールが利用できるようにトレーニングを行う必要があります

■開発推進フェーズ

・RPA化対象業務の洗出し
　→現在社員の方が手動で行っており、RPA化したい業務を洗い出します。
　　ここではいったん制限を設けずに出来るだけ多くの業務を洗い出した方がよいでしょう。

・業務選定
　→洗い出された業務の中から実際にRPA化する業務を選定します。
　　ここでの選定のポイントは以下のようなものがあります

　　▷　事前に設定したRPAの目標に沿った業務になっているか
　　▷　人の判断が入らない業務になっているか
　　▷　一定のルールが存在している定型作業になっているか
　　▷　パソコンで操作できない作業ではないか
　　　　例：FAX送信、押印、音声のテキスト変換など

<RPAに適した作業>
　　▷　システム検索
　　▷　システムからのデータ抽出
　　▷　データチェック
　　▷　ファイル作成
　　▷　データ作成、修正
　　▷　データチェック
　　▷　ダウンロード、アップロード
　　▷　メール送信
　　▷　Webの情報収集
　　▷　データ登録

・設計
　RPA化業務を分解し、ロボットでの実装にふさわしい構成へ業務フローを再構築しながら設計を行います。
必要に応じて業務内容の見直しを行うのもよいでしょう。
設計の品質によって、後の運用においてエラーが起こりにくくすることも可能です。

・開発/検証
　実際のロボット開発の段階です。
　事前に作成した設計書に基づいた開発を行います。
　テストにおいては、あらゆるパターンでのテストを実施すること。
　また、開発環境でロボットを作成した場合は本番環境固有のテストも行うことを推奨します

・稼働準備
　ロボットが完成して稼働を行うまでの準備を行います。
　RPAツールによって環境は異なりますが、本番稼働できる設定になっているかを確認。
　開発時のテスト設定が残っていないかの確認を行う必要があります。
　また、関係部門への連絡を行い、異常時の対応を予めルール化しておく必要があります。

■運用推進フェーズ

・日常におけるロボット稼働
　→ロボットは日次で稼働するもの、月次で稼働するもの、任意のタイミングで稼働する
　ものなど様々な稼働スケジュールがあります。それらをすべて把握し、稼働状況をウォッチする必要があります。
　チェックシートや管理台帳を作成して稼働状況を管理するのもよいでしょう

・異常発生時の対応
　→RPAは何でも実現できる魔法のツールではありません。
　　稼働するパソコンの状態やシステムの状態によって異常終了する場合があります。
　　異常終了した時の対応は予め決めておく必要があります。
　　再稼働できるロボットやデータ更新が発生する場合は続きから手動で行う必要がある
　　ロボットもあるでしょう。
　　ロボット毎に異常時の対応を手順化しておく必要があります。

・改修／改善
　→RPAを運用する過程でロボットの修正が必要になるケースがあります。

▷　RPAで操作を行うシステムの変更が発生
▷　業務手順が変更になる
▷　設計時に想定されていなかった要件を追加が発生

など

これらの要因によるロボットの改修を効率的に行うためにエラーが発生しないための
ロボット開発、設計書等の資料の準備が必要になります。

・効果測定
　→どのような効果を出すことができているかを定量的、定性的に分析を考察を出すことで
　　RPAプロジェクトの評価を行うことができます。

■最後に

いかがでしたでしょうか？
今回はRPA推進における各フェーズ毎に行わなければならないポイントを紹介することで
失敗しないプロジェクト推進をご紹介しました。

また弊社のKYOSOPRAS＋では、RPA導入から運用までのサポートご提供いたします。

もしご興味がありましたらぜひ弊社にご相談ください。