業務を見直しする方法
業務に時間がかかるため内容を見直したい。
前任者から業務を引き継いだままのやり方で業務を行い、効率が悪い。
そんなお悩みの抱えているあなた。あなたが担当している業務を見直しませんか？
この記事では、普段を行っている業務を見直しする方法についてお伝えできればと思います。
ありきたりな事を記述していますが、業務を見直しする方法のご参考にしていただければ幸いです。
業務を見直しする方法
１．現在の業務フローを作成
ここで業務フローを作成する目的は、関連する部署や担当者、使用するシステムやデータ、
作成したデータ、処理といった業務全体の見える化し、流れを把握することです。
業務フローに記載する処理の粒度は「データを入力」「帳票を出力」といったレベルにします。
処理を細かい粒度（「○○システムにログイン」「○○画面を開く」「項目を入力」）で
業務フローを作成しようとすると、作成することが億劫になったり、処理が細かく記載され、
業務全体の流れを把握しづらくなるので注意が必要です。
２．作成した業務フローから問題点を洗い出し
作成した業務フローから不必要な作業の有無、業務で使用するデータの流れ、処理手順に問題ないか、
そもそも本業務を行う必要があるのかを確認します。
また、業務フローの確認と同時に業務上の問題点
（処理に時間がかかる、担当者によって処理が異なるなど）を洗い出します。
３．問題点を解決する方法を検討
洗い出した問題点を解決する方法を検討していきます。以下は例になります。
【例】
・業務に関する問題点：作成したデータが活用されていない
→業務を止めるか、作成したデータが活用されるような仕組みや業務を検討する。
・ツールに関する問題点：システムをフル活用できていない
→システムを管理している部署や担当者、ベンダーなどに相談することで、システムの使い方や、
ユーザーがやりたい事をシステムで実現する方法を提案していただく。
・作業時間に関する問題点：処理に時間がかかる
→処理するタイミングや処理手順の見直し、自動化できるかを検討する。
※自動化を検討する際の注意点
・自動化した処理がルール化されていること
→RPAやマクロを作成するにしても手順書(マニュアル)が必要になります
・自動化しやすいように使用しているデータのフォーマットの見直し
→フォーマット見直すことでRPAやマクロを利用することができる場合があります
・全ての業務の自動化が難しい場合は手作業との共存
→業務が複雑な場合で人の判断が多い場合、単純作業のみ自動化し、残りを手作業
で行うといった共存させることで、業務を見直せることがあります。
・作業者に関する問題点：担当者によって処理が異なる
→処理手順を統一および品質を担保するために手順書(マニュアル)を作成する。
４．解決方法の適用と評価
解決方法の適用ですが、最初から大幅な業務の見直しは困難ですので、
まずはできる範囲から着手し、徐々に範囲を広げていく方法が無理なく進められるかと思います。
問題点を解決する方法が決まれば、業務に適用し、仮運用を実施します。
もし仮運用で本番環境を使用する場合は、仮運用の影響が最小限になるような工夫が必要になります。
仮運用後、結果に問題がない場合は本番運用ということで、本番環境への適用および関係各所への周知を行います。
仮運用の結果に問題がある場合は、問題があった箇所を解決し、再度仮運用を実施してください。
５．業務に適用したものを既存の業務フローに反映
本番運用が始まれば、①で作成した業務フローに今回適用した内容を反映させ、
新たな業務フローを作成します。今後業務の見直しを行う際の業務フローになります。
以上が業務を見直しする方法になります。
いかがだったでしょうか。
また、業務フローを作成するだけでも業務の見える化が行われ、現在の業務での課題やボトルネックを発見や
業務全体の流れを業務に関わっている関係者や部署を確認することができます。
また、後任者への引継ぎ資料としても最適かと思います。
大きな業務の見直しをすると効果は大きいと思いますが、時間と労力がかかるため途中で頓挫する可能性があります。
まずは身近な小さい業務から見直しを行い、慣れてきてから大きな業務の見直しを
行うスモールスタートで行っていいのかと思います。
業務の見直しは一回行ったら終わりではなく、定期的に見直し、最適に業務が行われているか確認することが大切です。
業務を行う環境が変わっても昔のまま業務を行っていると効率が悪い状態で業務を行っていることになりますからね。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
このようなコラムを始めて執筆させていただいたので、伝わりにくいかも知れませんが、
少しでも業務の見直しに興味を持っていただき、業務の見直しを実施していただけたら幸いです。
