こんにちは！営業の吉田です。

ＲＰＡの導入前の業務可視化についてお話させて頂いてますが、今回最終回となります。
過去記事は以下をご確認ください。

＞＞第一回：ＲＰＡの導入前の業務可視化について　①
　　　　　　各企業様の昨今の状況、業務可視化について

＞＞第二回：ＲＰＡの導入前の業務可視化について　②
　　　　　　業務可視化のさらなるメリット及び進め方について

今回は、恒久的な継続の仕方、BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）についてお話させて頂きます。

業務可視化を維持していくためには

業務可視化は一度やって終わりではありません。
世の中が日々変わっている通り、業務も日々変更が入ったり、新たな業務が増えたりすると思います。
つまり、業務の可視化と改善は、継続的に行うことが大切です。

一時的な業務可視化・改善、またそれが部分的なものではまた改善前に戻ってしまいますし、
今までの工数が水の泡になってしまいます。

また、日々変わる世界にも乗り遅れてしまうということにも繋がりかねません。

そこで注目したいのが、継続して業務改善し続けるための考え方である
BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）です。

BPM（ビジネスプロセス・マネジメント）は、業務プロセスのＰＤＣＡサイクルを回して
業務の成果を上げるための、新しいアプローチです。

※詳細は公益社団法人企業情報化協会様サイトをご確認ください。

可視化した業務プロセスを、実際に実行できるものなのかを試し、
その状況を随時確認・把握し、結果分析の上、さらなる可視化・業務改善につなげる
アプローチとなります。

次のように、4つのPDCAサイクルを回すことによって、
業務改善効果を向上・継続を続ける事ができるとされております。

Plan：ビジネスプロセスの可視化・再設計
Do　：改善したプロセスをチームで共有化・実行
Check：業務の進行状況を常時モニタリング・問題発見
Action：実績データを分析し、自ら日々改善

これらにBPMシステムを導入することで、業務プロセスの実行・管理がより正確に行うことができ、
状況を把握しやすくなります。

 

BPMのPDCAサイクルを効率的に行う為には？

とはいえ、PDCAサイクルを実行するためには、
それぞれの担当者の工数がどうしても発生してしまいます。

PDCAサイクルでの継続的な改善を行う場合、それぞれに見合ったIT技術・ソフトウェアを活用することで、
状況把握や実行結果の分析、改善点の把握がより確実になり、BPMを運用する担当者の負担を減らすことができます。

また社内の要員だけで進める場合は、経験等が足りずにうまく進まない可能性もあります。
またその工数を捻出できない場合もあるとは思います。

弊社含め、BPMのコンサルや導入支援を対応しているベンダー企業は多くございます。

コストは発生してしまいますが、必要に応じBPMのアウトソーシングであったり、
管理用ツールを導入することも一つの案として挙げさせて頂きます。

 

スモールスタートで効果を実感することが大事

また、やるべきことであることを理解しても、着手をしていくためには、
やはり皆さんがその対応での効果を実感することが大事な事となります。

今まで煩雑だった業務が整理され、自分自身の負荷の軽減を実感することが次の改善に繋がります。
実際仕事が楽になることがわかれば、次にも繋がることは想像しやすいかと思います。

いきなり、一度に沢山の業務での可視化を行うことは、担当者の工数が増大します。
少しづつ可視化を行いPDCAサイクルを回しながら効果を実感、共有し次のサイクルを進めることが
結局は改善の近道になります。

3回にわたり、業務可視化についてのお話をさせて頂きました。いかがでしたでしょうか？

このように業務を可視化・整理することで、RPAや他の業務ツールを導入しやすくなることにもなります。
是非一度業務可視化をご検討頂ければと思います。

 

また、弊社は、様々な面での業務可視化、BPM、RPA導入といったご支援も可能でございます。
ご興味いただけた方は是非お問い合わせくださいませ。