こんにちは！営業の吉田です。

前回RPA導入前に置ける、各企業様の昨今の状況、業務可視化についてお話させて頂きましたが、
引き続き業務可視化のさらなるメリット及び進め方についてお話させて頂きます。

業務可視化のメリット

先の記事にも上げさせて頂いておりますが、合わせてメリットをおさらいします。

・業務効率化、生産性向上を進めるため現状把握を、組織として行うことができる。
・現状把握を行うことで、業務改善・効率化を容易に行うことができる。
・個々の業務を可視化することにより、属人化を防ぐ事ができる。
・業務共有化・引継ぎ・業務の組織間連携等を行いやすくする。
・各要員への負荷分散を行うことができる。
・働き方改善に繋がる。
・各要員の業務状況が可視化され、人事評価を行うことが容易になる。
・担当領域も明確になり、他部署連携をしている業務の各責任範囲を明確にすることもできる。
　…etc.

上記の通り、業務を可視化することでできるメリットは多くあります。
ただ進まない理由は何があるのでしょうか？

業務可視化を行う上での阻害要素と改善策

メリットを理解したとしても、なかなか進まない事にはついては理由があると思います。
以下一般的な阻害要素を挙げ、それぞれの対処をご説明します。

①そもそも可視化のメリットを、関係者に理解してもらっていない。
業務可視化推進者がメリットを理解していたとしても、関係者に理解を頂かないと可視化は進みません。
関係者自身のメリットについてコミュニケーションをとりながら合意を得る必要があります。

②本業が多忙であり、個々に業務を任せ共有化・可視化を行う工数が捻出できない。
正直なところ、皆さん本業の業務を行うことで一生懸命となり業務の可視化まで
対応できない状況は出ているのではと推測します。
可視化のための工数分の余裕を各要員に振り分ける必要があります。

②可視化の方法がわからない。
そもそもどうしたらいいのかわからない場合もあると思います。
後述で進め方を説明いたします。

業務の可視化の進め方は？

業務の可視化では、「プロセスマップ・業務フロー」を作成して、
現状を把握することであると前回ご説明させて頂きました。
実際どのように進めるべきかご説明いたします。

①現状把握を行う
現状の業務の可視化ができている部分を確認しましょう。
業務一覧、業務フロー、マニュアル等現状何ができているのか洗い出し、
今までできている部分の良いところは踏襲しながら、あるべき姿を模索するようにしましょう。

②1業務を選定し、可視化モデルを作る
現状今一番可視化ができている業務を選び、以下の観点で業務可視化をすすめましょう。
以下については作りやすいようにフォーマット化、可視化のルールを作成も合わせて行いましょう。

可視化モデルを作りベースにすることで、他の業務もこのモデルを基準に可視化をスムーズに進めることができます。
・担当者にヒヤリングを行い、業務の細かい点まで洗い出しをおこなう
自部門だけではなく、各関係部門との業務連携部分等も漏らさず洗い出す必要があります。
・業務の概要、必要性をまとめる
・プロセスマップ、業務フローを作成する
業務の流れのフロー図を作成しましょう。業務の流れが把握できるようになります。
・業務マニュアルを作成する
・業務ルール、スケジュール、担当者等もまとめる

③②のモデルを基に業務を共有化する
実際の②のモデルを基に業務可視化ができているか、共有化ができる内容なのかの評価が必要となります。
例えば上記資料を基に実際に業務を進めることができるか評価しましょう。
対応ができないなどの場合は②の内容に不足点があると判断できます。

④②のモデルを基に、他業務の可視化を行う
ある程度のフォーマット化ルール作成を行うことで、可視化を行いやすくなります。

上記にて、業務の可視化を進めることができますが、業務可視化は一回行うことで終わりではありません。
陳腐化を防ぎこの取り組みを継続して行うためには、しっかりサイクルを作る必要があります。

少々長くなりましたので、今回はこちらで締めさせていただきます。
次回は、業務可視化の恒久的な継続の仕方等についてお話させていただきます。