こんにちは。開発エンジニアのSUです。

早くも12月、すっかり年末ムードになってまいりました。
みなさまいかがお過ごしでしょうか。

今回は自動化を始めたはいいが、どう進めればいいか分からない、
思ったより効果が出ないというお客様に、
なるべく時間をかけずにできる4ステップの業務効率化の方法をご紹介します。

 

１．業務棚卸

業務を効率化するためには、現在行われている業務を棚卸し、整理する必要があります。
業務の棚卸は時間がかかる作業ですが、短く終わらせるためのポイントがあります。

以下のポイントを押さえて効率的に進めましょう。

 

■棚卸対象の部署を定めて範囲を絞る

すべての業務の棚卸は非常に時間がかかります。
単純作業が多い部署や人手不足の部署など、優先度の高い部署に絞って棚卸を実施しましょう。

■業務の詳細は一旦後回しにする

業務棚卸の時点では業務詳細まで聞き出す必要はありません。
業務の一覧と概要が把握できるように、以下のような最低限の情報があれば大丈夫です。
これらがあれば、棚卸した業務リストをもとに効率化の方法を検討できます。

・業務名
・担当者
・業務の目的
・業務1回あたりの時間
・業務が行われる頻度

 

２．優先順位付け

棚卸した業務リストをもとに効率化すべき業務の優先順位付けをしていきましょう。
棚卸した際に収集した「業務1回あたりの時間」と「業務が行われる頻度」をかけ合わせて、年間作業時間を計算します。
以下に例を記載します。

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業務1回あたりの時間：30分
業務が行われる頻度：週1回
上記の場合、1ヶ月を4週間として以下のような計算を行うことで、
年間作業時間が24時間であることが算出できます。

30分 ×　4週間　×　12ヶ月　＝　1440分（24時間）
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業務にかけている時間が長いほど効率化のインパクトが大きい可能性が高いので優先順位が上がります。

 

３．効率化手順選定

業務効率化といっても手段は自動化だけではありません。
自動化するとなれば、それなりの人と時間がかかります。

自動化せずとも工数削減できるものがないか、
さまざまな観点から最適な効率化手段を検討しましょう。

 

■業務を減らせないか

業務そのものをなくすことができないか、もしくは実行頻度を減らせる業務はないでしょうか。
毎週行っている業務を月に一度にした場合、単純計算で75%の削減効果が得られます。

業務を減らせるか判断するには、その業務の成果物がどのように活用されているか確認しましょう。

例えば、営業部門からの要請で毎週売り上げデータのレポートをメールで送付しているとします。
当時の営業部門は毎週レポートを使って会議していましたが、現在は月次の会議で使われるだけ、といったケースはないでしょうか？

そういった場合は、レポートを月に一度提出するように変更するだけで、業務が効率化されます。
活用されていないのに、「決められた業務だから続けている」といった無駄が見えないところに潜んでいます。

■担当者は変えられないか

一部の人に業務が集中している場合、担当者を変えられないか考えましょう。
他の担当者でも行える業務であれば、比較的手の空いている人材に引き継ぐことができます。
特定の人への業務の集中が改善され、人手不足の解消につながるでしょう。

 

４．自動化業務選定

②で優先度が高く、③でも大きな効果が期待できない業務は自動化選定対象となります。
業務担当者にフローを作成してもらい、見える化された業務フローを共有してもらいましょう。

業務選定のポイントとして、自動化に適しているかどうかを考える必要があります。

・取り扱い書類がすべて電子化されていること
・人間による判断が不要で、手順が明確化されていること
・繰り返しが多いこと

自動化業務選定は削減効果だけでなく、自動化難度や担当者の思いなども加味する必要があります。
一旦始めてしまうと後戻りが難しいため、関係各所と会話を重ね、慎重に決めましょう。

 

◆さいごに

RPAツールの効果を最大化するためには導入した後の推進力がとても重要です。
年末と言えば大掃除、今こそ業務も大掃除してみてはいかがでしょうか。

「KYOSO PRAS+」では①～④すべてにサポートする体制が整っております。
是非、お気軽にご相談ください。