皆さん、如何お過ごしでしょうか。事業部長の原戸です。

前回、同じタイトルで原稿を書いた際は、まだ新年度が始まったばかりの4月初旬でした。

コロナワクチンの接種も限られた範囲であり、もちろんオリンピックやパラリンピックも
開催されていない状況でした。 

あれから約半年が経過し、現状ではオリンピックも終わり、何回か発令された緊急事態宣言も解除され、
ついには首相も変わるという激動の半年でした。

コロナに関してはワクチンも2回接種された方も多いのではないでしょうか。

各月の出来事を以下に簡単に記載しますが、この半年で様々な出来事が起こり、
非常に速いスピードで物事が変化しているのが見て取れます。 

• 4月：3度目の緊急事態宣言、マスターズで松山英樹選手優勝
• 5月：緊急事態宣言10都道府県に拡大、高齢者対象のワクチン接種全国で実施
• 6月：緊急事態宣言9都道府県解除、G7サミット開催
• 7月：東京オリンピック開幕、熱海で土石流発生、東京に4度目の緊急事態宣言
• 8月：日本メダルラッシュ、オリンピック閉幕、パラリンピック開幕
• 9月：19都道府県の緊急事態宣言の期間を延長、自民党総裁選で岸田総裁選出

 

皆さんの中で、4月にあった出来事をすぐに思い出せる人は少ないのではないでしょうか。
また現状を予測出来た人はいましたでしょうか。

 

変化のスピード

毎日の生活や仕事をこなしていると、その周囲の変化になかなか気づけないということもあると思います。

ビジネスも同じで、新しい仕組みやルールが日々出来たり、または自ら作り出したり。
今まで自分がやってきたこと経験や知識が通じなくなるという瞬間があったりもします。 

特にIT業界の変化は非常に顕著で、常に新しいテクノロジーや製品はもちろん、
サービス含めて常に大量の新しい物、情報に溢れており、常に変化の波にさらされている状態です。

最近は特にDXの話題が多く、あらゆる業界でDXの推進がうたわれてます。

前回のブログで少し頭出ししましたが、今回は日々の業務になくてはならない紙媒体、
帳票業務の変化、ペーパーレスに関して記載したいと思います。 

 

ペーパーレス

ペーパーレスとは、文字のとおり『紙を少なくすること』を指しています。

紙で保存していた書類をデジタル化することなどにより、業務効率の改善やコスト削減することが狙いです。

身近な例では、会議資料をPDF文書化して保存する、勤怠状況をクラウド管理してタイムカードをなくす、
といったペーパーレスの事例がよく見受けられます。

特にコロナ渦においてリモートワークにおけるボトルネックとなる紙業務、
帳票を減らすことに各業界で積極的に取り組み始めております。

ペーパーレスにも様々な種類があり、そもそも紙自体を業務から無くす、根本から電子化してしまう手段、
また紙はどうしても存在するので、紙をデータ化して業務処理、もしくは保存する手段、
もしくは業務自体を変化させて紙ではなくワークフローなどのクラウドサービスを活用する等、
様々なアプローチがあります。

 

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスにすることにより、多くのメリットがあります。例えば以下3点になります。

①費用削減
まずコストダウンに繋がります。
これは非常にわかりやすく紙のコスト以外にも印刷にかかる電気代やトナー代、
またプリンタ自体のメンテナンス等、工数削減に繋がります。

 

②業務の標準化、効率化
紙業務を無くすことにより、個別帳票や紙の受け渡し、書類を探すような行為が無くなります。
またデータとして管理することにより必要なデータや情報を適切に活用出来ます。
さらには紙の紛失等のリスクも無くなり、業務品質も向上します。

 

③テレワークへの移行が可能
どうしても紙の受け渡し、また押印処理等の物理的作業の為にオフィスへ出社せざるを得ない
という方は多いと思います。
しかしながら、ペーパーレスにすることにより、そもそもの紙の受け渡しをはじめ、
押印処理等の作業がなくなり、オフィスに出社する必要が無くなります。

 

ペーパーレスはスモールスタートがお勧め

ペーパーレスへの取り組みにあたり、スモールスタートをお勧めします。

例えば、最初から高額なペーパーレス用のシステムを導入する場合もあります。
しかしながら、対象の業務範囲も大きくなり、また複雑に絡み合う業務に対して導入を進めることにより、
結果導入費用はもちろん、その後の保守費用も大きな負担となる場合があります。

ペーパーレスはまず、スモールスタートで導入することにより、実際に業務を担当される方の理解を深めたり、
ITリテラシーの向上へ取り組み安くなります。
また業務範囲を絞ることにより分かりやすい効果を生み出すことが出来ます。

 

AI-OCRとRPAの組み合わせ

また業務の効率化、標準化という観点でペーパーレスを導入する場合は、業務自体の自動化をお勧めします。
せっかくペーパーレスで紙をデータ化したのであれば、データをシステムに自動で入力するなど、
さらに効率化を進めることが出来ます。

昨今、DXが推進されている背景もあり、業務の自動化、効率化をペーパーレスと併せて対応する企業が
増えてきております。

単純に紙をデータ化しペーパーレス化をするだけではなく、業務自体を自動化することで、
さらなる工数削減と品質向上に繋がります。

 

PAPER＋

以上、ペーパーレスに関してメリット含め、概要を記載してきました。
実際にDXに取り組む場合、まずはペーパーレスが非常に有効であると考えます。

我々が提供しているAI-OCRとRPAを組み合わせたサービス『PAPER＋（ペーパープラス）』は
製造業のDXを支援する、スモールスタートが可能なペーパレスと自動化を組み合わせたサービスになります。

複雑なシステムは一切なく、業務に対してシンプルに課題を解決致します。
ペーパーレス、自動化に取り組みたいという際は、是非お声がけ頂ければと思います。

※PAPER＋イメージ図

次回はRPAとAIの関係性の第3回をブログに記載したいと思います。