こんにちは！営業の吉田です。

昨今のコロナ禍において、テレワークやＲＰＡも含めたＤＸ推進を実施されておられる企業様が増えていらっしゃいます。
しかしながらうまく進んでおられる企業様もいれば、思うとおりに進まない企業様もいらっしゃると思います。
その要因は各企業様の事情もあり、一概には言えませんが、要因の一つとして業務可視化ができていないことがあります。

業務の可視化の重要性及び、進め方などを連載形式でお話させていただければと思います。
今回は昨今の状況、業務可視化についてお話させて頂きます。

昨今の各企業様の状況

各企業様において、以下の内容をそれぞれの目的をもって進めていらっしゃるとは思います。
・働き方改革による生産性向上推進
・コロナ禍における、出勤制限に伴うテレワークの推進
・デジタル化からのＤＸ推進

その中で出てくる課題として様々なものがあるとは思いますが、
例えばテレワーク推進の中でもよくある課題として、各要員の業務状況の把握ができなくなるというものがあります。

①オフィスワークはＰＣ内で行う作業であり、そもそも業務状況が見えにくい状況。
　→個々の裁量にまかされること、効率化の為人員が削減されたこと等により属人化が加速
②テレワークを進めることで、さらに業務が見えにくくなり把握ができずらくなっていく
　→オフィスでは見えていたＰＣ外の状況（繁忙そうである等）すら把握できなくなり状況が悪化する
③最悪の事態としてテレワークをあきらめてしまうことにつながる。

もちろんこの回避のために、コミュニケーション強化等を行うことも大切ですが
そもそも各業務がしっかりとチーム内で可視化されていないことが、上記課題を生むものであると認識しています。

業務の可視化とは？

文字通り「目に見えない業務を見えるようにすること」です。

業務上、パソコン上の作業等で目に見えにくいものは、「業務全体の手順」や「各プロセスのつながり」ですので、
業務の可視化では、「プロセスマップ・業務フロー」を作成して、現状を把握することが目的となり、
誰もが業務プロセスをハッキリ理解できるようにすることを指します。

なぜ業務の可視化が必要なのか？

では、なぜ業務の可視化が重要視されているのでしょうか？

各企業様のやるべきことは個々様々あるとは思いますが、
達成すべき点の一つとして、変わりゆく状況に合わせ変化成長を遂げ、やるべきことを行い、
その先で社会貢献を行う必要があると認識しています。

つまり成長するためには、同じことをやっていては変わらず現状を改善していくことが必要となります。

上記の通りに現状を改善するためには、現状の理解＝業務の可視化は不可欠となります。

業務効率化、生産性向上を進めるためには、現在の業務が無駄なく対応できているか？
効率よくできているか等問題点の確認が必要になるのです。

その結果分析・判断の上業務プロセスを変えることで改善が進み、効率的に業務を進められるようになり、
業務の生産性や付加価値が大きく変わることになります。

業務の可視化は改善のためだけでありません。

業務を可視化することで、業務の共有化・引継ぎの手間が省き、属人化を防ぐことができます。
コロナ禍において急遽の休暇等で空いた穴を埋めることにも役立つとは思いますし、
テレワーク中の業務連携も進みやすくなるはずです。

また業務の可視化は、各人の業務負荷状況を把握しやすくなり、
業務の偏り・負荷分散を進めることができるでしょう。

その結果働き方改善推進も加速しやすくなり、各社員から満足度向上にもつながります。

上記のことより、DX推進やテレワーク、働き方改革等が進まない理由の一つとして
業務の可視化がうまく進んでいない可能性があるのではと認識しております。

皆様も自社の状況をご確認いただきますようお願いいたします。

少々長くなりましたのでなので、今回はこちらで締めさせていただき、
次回以降、業務可視化のさらなるメリット及び進め方についてお話させていただきます。