この度の震災に際し、心よりお見舞い申し上げます。
皆様方の一日も早いご復興をお祈り致します。

2024年を迎え、あっという間に半月が経過しました。
また新たに目標を立て過ごされるかと思います。
事業部一同が皆様の一助になれるよう邁進してまいります。

今回のブログでは、RPAを導入する前に効果をあげるため
準備しておきたい事をあげます。

効率化やコスト削減のため、手書きや手作業をデジタル化を通じて、
部分的にデジタル技術を活用していくことがＤＸの第一歩と言われています。

RPA導入のお話を進めていくと、情報が最新化されていない、
運用ルールが曖昧という課題に直面することがあります。

・情報が最新化されていない　＝　何のためにその情報を管理しているのか。
・運用ルールが曖昧　＝　人の介入による判断が必要になっている。

例えば、データとして活用していない儀式的な記録となっていたり、
担当者に確認すればわかるのでルールは後回しになっているという事はありませんか？

これでは、RPAを導入しても、十分な効果が期待できません。
導入したタイミングで課題が発生しツールの問題として失敗を経験・・・

しかし、担当者の方はこう感じているでしょう。
「主業務に追われている、余裕が無いので仕方がない。」

RPAのロボットは新入社員と同じでプログラムを通じて
業務を学習し、それをパソコン上で再現します。

RPA化を進めた際に、誤った情報をロボットに与えたり、
運用ルールが曖昧であれば正しい結果は得られません。

課題の例では、業務の目的が明確になっておらず、
人的な判断も必要な業務環境になっているところが、
RPAツールを活用する妨げとなっています。

ロボットが動かない、誤ったデータが出力された、
イレギュラーな処理が発生した、停止時の対策が無く業務影響が出た・・・

RPAを導入してもこうしたトラブルが発生しないよう、
予め環境の整備を進めておくことが必要です。

運用による人的な解決策もいくつか考えられますが、
今回は情報を管理することに焦点をあてて考えてみました。

管理項目を見直しする。

　管理項目を二次利用している目的と用途を確認し、無ければすぐに廃止しましょう。
　わかる範囲や可能な範囲で入力などの曖昧な項目も基本的にはNGです。
　選択肢やYES,NOなど記載を簡素化するなども簡単で効果のある対策です。
　日常的に行っている作業を1つでも減らせば、地味ですが大きな改善となります。
　環境の変化には抵抗があると思いますが、現状使われてないものは直ぐに取り組んでみましょう

自動的に情報が登録される仕組み作り。

　申請書の作成＋台帳の転記など二重で作業が発生しない仕組みを考えましょう。
　特定の項目を管理台帳に反映することは、フォーマットの統一、標準化によって実現可能です。
　データを活用するために情報を集計したり、整形したりすることがあると思います。
　基本的にはコピー＆ペーストで報告書類が作られるような環境づくりが望ましいです。
　報告のために報告書を作成して時間を要しているようでは、せっかく日々取得している
　データが点在になってしまい勿体ないです。

クラウドデータベースを利用する。

　ローカル上で管理しているExcel台帳をオンライン上に構築しデータを格納する。
　情報の最新化・維持管理を目的に、更新通知や履歴管理の機能があると良いでしょう。
　各製品ごとの特長を押さえて、カスタマイズを進めれば、他のシステムとの連携や関係者との共有も可能です。

　コストはかかりますが、管理項目の見直しやデータの有効活用を意識した場合に、
　今のローカルデータをクラウドのデータベースとして再構築する方法です。

これらの改善を進めていくとRPAの改善に至るまでにも様々な工夫の余地が出てきます。
担当者の工数を空けられた時に、次のステップの推進力も高められ一石二鳥です。

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自動化推進事業部では、2024年からサイボウズ社のkintoneを取り扱い始めました。
RPAを効果的に導入するための業務整備のご支援として、情報をクラウドプラットフォームに
集約していく事もサポートに含めていきたいと考えたからです。

RPA導入の前の業務整備においても、当ブログのような課題解決に向けた伴走支援が可能です。
共感するお困りごとがありましたら、ぜひご相談下さい。

最後までお読みいただきありがとうございました。