年々RPAを導入して業務の効率化を行う企業が増えています。

現場でロボットを作成して内製化を行えるという事で、導入してみたものの事前の準備や運用ルールなど導入にあたり必要なルール化などを行わなかった為に導入失敗になってしまうケースもあります。

今回は実際に起きたRPA導入での困り事をいくつかピックアップしてお話したいと思います。

ある企業では社員の残業時間が問題となっており、各部署へ残業時間削減の為RPAの導入が指示され、どのツールを導入するかなどの詳細は各部署に任せる形での導入開始となりました。

部署Aでは導入するツールを選定、開発担当者の選出を行った後、簡単なルール決めは行いましたが、細かい部分は実際取り入れてから順次決めていこうという事になり実際にRPAの導入を開始しました。

ところが導入開始してからA部署ではいくつか困りごとが出てきました。

■困りごと１つ目

「部署内にRPA化したい業務を募集したところ０件と全く申し込みがなかった」

担当者が部署内にヒアリングしてみたところ圧倒的な意見として多かったのが以下の回答です。

RPAでどんなことが出来るのかそもそも解らない、自動化したものがどういう動きをするのかイメージが湧かない等、未知のものに対して踏み込めない状態が原因でした。

その為まずはRPAがどんなことが出来るか説明し実際の動画を見て貰うための打ち合わせを実施し、その後出てきた質疑応答をまとめて展開することで部署内でのRPAへの興味や理解が進み、

数件だった応募件数が増える事となりました。

■困り事２つ目

「兼務開発者の開発工数の捻出」

依頼者からは早くRPA化したいという声が上がっていましたが、
開発担当者は開発業務専属ではなく実業務との兼務で開発を行っていました。

事前に開発者の業務量の調整を行っていれば良かったのですが、他の担当者も抱える業務が多く開発担当者が行っている業務を引き継ぐなどが難しい状態でしたが、
何とかなるだろうとそのまま運用開始しました。

その結果、今までの業務に開発業務がプラスされることで中々開発時間の捻出が出来ず、予定していたスケジュールに間に合わせる為に残業を行うという、開発担当者への負荷が増え残業を減らすためのRPA導入のはずが残業が増える結果となってしまいました。

その為、早急に開発担当者の負荷がかからない業務量へ調整を行うことになりました。

改善の為にまず、開発者が行っている業務内容の見直しを行ったところ、

・実は他の担当者が同じような業務を行っていた
・既に不要になっていた集計業務が継続されていた

など、業務の統合や廃止を行える業務が見つかりました。

結果、定常業務の統合や不要な業務の廃止で業務量削減を行い、
その後開発担当者の定常業務を優先的に自動化する事で、負荷のかからない開発を行うための時間の捻出が出来ました。

また、業務の見直しに関しては開発担当者だけでなく全担当者の業務見直しを行ったところ
業務内容の統合や廃止可能な業務が見つかっています。

今回は結果的に調整することが出来ましたが、導入前の段階で事前に全体的な業務の見直しや
開発者の業務調整を行っていれば今回の様に導入後に困ることはなかったと思われます。

■困り事その３

「開発・保守の属人化問題」

自動化した業務が増えていくと保守を行う事も増えていくと思いますが、部署Aでは開発した
担当者が保守まで一貫して対応を行っていました。

ところがある日開発担当者Bさんが引継ぎが出来ない状態で急に長期間不在となってしまいました。

そんな中Bさん担当のロボットで不具合が起きてしまい、対応が必要になってしまいましたが、
他の開発担当者はエラーの起きたロボットの内容を把握していない為、ロボットの仕様確認から
始める必要があり、通常より解決まで時間が掛かる結果となりました。

また、別の日にはエラー対応時に再実行時に注意しなければいけない設定がありましたが、
Bさんは自分が把握しており、自分で対応するからと注意事項を資料に記載していなかった為、
他の担当者が対応を行った際に注意事項を把握していなかった為、問題が起きてしまうという事がありました。

その為部署Aでは属人化を防ぐためにメイン担当・サブ担当の２名体制とし冗長化を行う事、
注意事項に関しても資料に忘れずに記載を行い、資料に関して作成後サブ担当がWチェックを
行う等で問題が起きる事に対しての対策を実施することで問題の改善が行われました。

開発者・保守担当者しか知らない状態で属人化してしまうと、上記の様に問題が起きたり場合によ
っては野良ロボット化していまうということもありますので、どのようにして属人化しない
体制や運用を行うかが大事になってきます。

今回は一部の内容のご紹介でしたが如何だったでしょうか、

導入前に計画を立てて準備を行ったり、明確なルールを設定したり対策等を行う事で解決できる問題もあります。

導入にあたりどのような準備をしたらいいのか解らない、導入してみたけど上手くいかなくて
困ったなどございましたら一度お問い合わ頂きご相談いただければと思います。